أفضل نظام لإدارة الوثائق السحابية في عام 2020

أفضل نظام لإدارة الوثائق السحابية في عام 2020

وثائق مكان العمل لا غنى عنها. كل يوم تقوم الشركات بإنشاء وإدارة كميات هائلة من مستندات العمل والمقترحات وطوابق المبيعات وأدلة التدريب والمواد الداخلية وإرشادات الموارد البشرية وقوائم المراجعة ونشرات المدونة والبيانات الصحفية والمزيد. ولكن ما هو أفضل نظام لإدارة الوثائق السحابية في عام 2020

ومع ذلك ، فكلما أنشأنا هذه المستندات واعتمدنا عليها في الأعمال التجارية ، زادت أهمية وجود ممارسات لإدارة هذه المستندات. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أنظمة إدارة المستندات السحابية. تعرف من خلال هذا الدليل على أفضل نظام لإدارة الوثائق السحابية في عام 2020

أفضل نظام لإدارة الوثائق السحابية في عام 2020

يوفر نظام إدارة المستندات السحابية الكثير من الفوائد عند مقارنته بالوثائق الورقية ، وتشمل بعضها:

• سهولة تخزين المستندات والإشراف عليها واسترجاعها في أي وقت وبغض النظر عن الموقع الجغرافي
• تكاليف تخزين منخفضة مرتبطة بالملفات الفعلية.
• تعزيز الأمن والخصوصية والسيطرة على المعلومات الحساسة
• النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث
•  إمكانيات البحث المتقدم قضاء وقت أقل في البحث عن الملفات والمستندات المهمة
• التعاون في الوقت الحقيقي
• تاريخ الإصدار: من قام بعرض الملف ومتى وما هي التغييرات التي تم إجراؤها.
• يعزز العمل الجماعي والتعاون وغيرها الكثير!

Alfresco

Alfresco هي أداة لإدارة وثائق المؤسسة تهدف إلى تبسيط تدفق معرفتك. يريد Alfresco إزالة صوامع المحتوى التي تم إنشاؤها عندما نقوم بتخزين مستنداتنا في مواقع مختلفة (رسائل البريد الإلكتروني ، USB ، ومواقع مشاركة الملفات ، وما إلى ذلك) من خلال تزويد الموظفين بمصدر واحد .

تتيح خدمة إدارة المستندات في Alfresco للموظفين بسهولة العثور على جميع الملفات الهامة ومشاركتها وحمايتها بما في ذلك الأصول التسويقية والعقود القانونية والملفات المتعلقة بالعملاء وغير ذلك الكثير. وهذا بدوره يسهل سير العمل ويسمح للشخص المناسب بالوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. كما يدعم خدمات إدارة المحتوى من أجل تعاون أفضل في المحتوى الرقمي. إذا كنت جزءًا من مؤسسة كبيرة ، فقد تكون Alfresco هي الأداة التي تحتاجها فقط.

المميزات

• إدارة العمليات والحالات
• إدارة المحتوى والتعاون
• وثيقة المسح والتقاط

السعر:تجربة مجانية ،تبدأ الخطط المدفوعة من: Starter (يدعم 100 مستخدم) ، Business (يدعم 300 مستخدم) ، Enterprise (يدعم 1000 مستخدم) .

OnlyOffice

مع وعد بنقل مكتبك بالكامل إلى السحابة ، يتيح OnlyOffice للمستخدمين تحميل المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية مباشرة إلى تطبيق الويب الخاص بهم وإدارتها من السحابة. نظرًا لأن PCMag هو أفضل نظام لإدارة المستندات لعام 2018 ، يتيح لك تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستندات ، والتعاون في الوقت الفعلي ، وترك الملاحظات والوصول إلى محفوظات الإصدارات.

وهو يدعم بشكل أساسي جميع تنسيقات المستندات بما في ذلك DOC و PDF و TXT و CSV و HTML وكذلك جميع الملفات من مجموعة Microsoft Office. يمكن للمستخدمين أيضًا توصيل خدمات التخزين السحابية مثل Google Drive و Dropbox وإحضار محتواها .

الميزات

• مشغل وسائط متعددة التنسيق
• الإصدار ونظام مراقبة المراجعة
• يمكنك تضمين المستندات مباشرة في مواقع الويب الخاصة بك أو تطبيق الجوّال

السعر: تجربة مجانية، تبدأ الخطط المدفوعة من: إصدار Enterprise Edition (1200 دولارًا / خادم ، إمكانية الوصول مدى الحياة) ، Enterprise Edition Standard (2400 دولارًا / خادم ، إمكانية الوصول مدى الحياة) ، Enterprise Edition Standard + (4800 دولارًا / خادم ، إمكانية الوصول مدى الحياة).

 DocuWare

وفقًا لـ DocuWare ، يقضي الموظفون 50٪ من وقتهم في البحث عن المستندات. توفر Docuware خدمات إدارة المستندات وأتمتة سير العمل لتقليل هدر الوقت بشكل كبير ومساعدة الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية. بفضل قدرات الفهرسة والتخزين المتقدمة للمستندات ، تجعل Docuware من السهل الوصول إلى المستندات ، بغض النظر عن مكانك في العالم. نظرًا لوجود Docuware في هذه المساحة لأكثر من 25 عامًا ، فإنها تعرف ماذا يفعلون.

إلى جانب مميزات إدارة المستندات ، تعمل Docuware أيضًا على أتمتة العمليات التجارية مثل معالجة الفاتورة أو استيعاب الموظفين الجدد أو إدارة العقود. كما أنها تحمي المحتوى الخاص بك من الوصول غير المصرح به من خلال توفير مميزات أمان التوافق التنظيمي وكذلك التعافي من الكوارث.

المميزات

• تراخيص مرنة لأحجام مختلفة للشركة
• معيار التشفير المتقدم (AES)
• التكامل وتبادل البيانات مع التطبيقات السحابية الأخرى

السعر : تبدأ الخطط المدفوعة من: Cloud Base (بما في ذلك 4 مستخدمين عملاء محددين مع سعة تخزين تبلغ 20 جيجابايت) ، Cloud Professional (يتضمن 15 مستخدمًا مع سعة تخزين 50 جيجابايت) ، Cloud Enterprise (يتضمن 40 مستخدمًا  مع سعة تخزين 100 جيجابايت) ، Cloud Large Enterprise (يشمل 100 مستخدم  مع سعة تخزين 250 جيجابايت).

Google Drive

على الرغم من أن Google Drive ليس قويًا أو قويًا مثل أنظمة إدارة المستندات السحابية الأخرى في هذه القائمة ، إلا أنه لا يزال نظامًا لائقًا للمستخدم العادي. إنها مجموعة تعاون مجانية بواسطة Google تقدم تطبيقات مكتبية لإنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.

يمكنك تخزين مستنداتك وملفات الوسائط في Google Drive واستخدام مستندات Google لإنشاء مستندات مكان العمل في الوقت الفعلي مع زملائك في العمل. يوفر Google Drive سعة تخزينية سحابية تبلغ 15 غيغابايت لتخزين جميع المستندات والمحتويات ويمكنك الترقية في حال كنت بحاجة إلى المزيد. تقدم Google أيضًا تطبيقات الهواتف الذكية لمجموعة جناح المكتب بالكامل حتى تتمكن من أداء عملك أينما ذهبت.

مميزات

• تصميم بسيط وبسيط وسهل الاستخدام
• عظيم للاستخدام الفردي

السعر: تخزين مجاني بسعة 15 جيجابايت
تبدأ الخطط المدفوعة من: 100 غيغابايت مقابل 1.99 دولار ، و 200 غيغابايت مقابل 2.99 دولار ، و 2 تيرابايت مقابل 9.99 دولار شهريًا.

اقرأ مقال ما هي أفضل أنظمة إدارة المستندات السحابية في عام 2020  من  هنا

تابع صفحتنا على فيس بوك من خلال هذا الرابط: //www.facebook.com/ANbilArabi/